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Avant toute chose : La certification Qualiopi, C'est quoi ?
La loi avenir professionnel du 5 septembre 2018 permet aux organismes de formation de bénéficier de financements par les fonds publics ou mutualisés. Pour ceci, ils doivent répondre à certains critères qualité, tous réunis sous la certification du Référentiel National Qualité (RNQ) : Qualiopi.
LE COÛT DE LA CERTIFICATION QUALIOPI
Les audits liés à la certification RNQ entraînent des coûts spécifiques qui dépendent de plusieurs facteurs tels que le statut du centre de formation, le chiffre d’affaires de l’organisme et le nombre de sites. Le nombre de jours d’audit peut varier en fonction de ces caractéristiques.
Avec ces informations, l’organisme certificateur peut calculer le nombre de jours d’audit, y compris les jours supplémentaires éventuels en fonction du nombre total de sites de formation. Les tarifs varient ensuite selon l’organisme certificateur, généralement entre 900 et 1600 euros hors taxes par jour pour la certification.
Est-il obligatoire de se faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi
Il n’est pas obligatoire de se faire accompagner pour l’audit Qualiopi. Beaucoup d’organismes de formation ont opté pour une préparation autonome en suivant rigoureusement le référentiel Qualiopi.
Cependant, étant donné que la démarche demande beaucoup de temps, recourir à un consultant externe peut vous aider à aller plus vite et à rester plus serein. Cela facilite également la navigation, car il n’est pas toujours simple de prendre du recul sur ces procédures. L’accompagnement Qualiopi peut mettre en lumière les points à améliorer et donner des conseils pour les corriger, évitant ainsi des surprises désagréables lors de l’audit.
Le déroulement de l'accompagnement certification Qualiopi
Appréhender le référentiel de certification
Une lecture du référentiel par l’organisme de formation – OF est important. En effet, bien qu’obligatoire, la certification Qualiopi doit être un outil pour développer la culture Qualité de l’organisme de formation. Ainsi, la préparation de l’accompagnement Qualiopi par nos experts doit se préparer en interne.
La Direction et les principaux acteurs doivent comprendre les enjeux associés à la certification Qualiopi. Cette première étape peut être réalisée en autonomie, avec les éléments mis à disposition par les pouvoirs publics (Ministère du Travail). En complément et si besoin, nos consultants peuvent vous proposer des formations, en présentiel, à distance ou mixte, pour vous aider à vous approprier ce référentiel.
Réaliser un état des lieux
La seconde étape de l’accompagnement Qualiopi est de réaliser un diagnostic avec nos équipes. Cela permet d’identifier les points sur lesquels vos pratiques répondent déjà aux exigences de Qualiopi. Il s’agit aussi de mettre en lumière ceux pour lesquels vos pratiques et/ou vos documents, éléments de preuves, nécessiteront une évolution ou modification.
De plus, le diagnostic de notre accompagnement Qualiopi est utilisé pour identifier précocement les améliorations ou les nouvelles pratiques à mettre en place. Un diagnostic initial est un bon moyen permettant de vous situer et d’évaluer votre niveau de satisfaction des exigences de Qualiopi.
L’état des lieux peut être réalisé, sous forme d’auto-diagnostic, réalisé d’une grille de lecture interne ou en faisant appel à un consultant externe. A l’issue du diagnostic il est nécessaire d’établir un plan d’actions regroupant les principaux axes à traiter. Aussi, le diagnostic doit permettre de quantifier le travail et les ressources nécessaires à la mise en du référentiel Qualiopi.
Accompagnement de l’ organisme de formation
Notre consultant met en œuvre le plan d’actions identifié lors de la seconde phase. De plus, il s’agit de débuter la mise en œuvre des premières briques de la démarche Qualité issue de Qualiopi. Il s’agit d’accompagner vos équipes dans le déploiement de la démarche Qualité : approche par les risques, identification des dysfonctionnements, mise en place des indicateurs et critères du référentiel Qualiopi. Le consultant intervient pour piloter la démarche de mise en place et vient apporter une aide méthodologique aux acteurs internes. De même, il assure le suivi des actions, réoriente le responsable Qualité et aide à l’arbitrage des actions.
Former les acteurs internes
Lors de l’accompagnement Qualiopi le consultant réalise de la sensibilisation auprès des acteurs internes. Il s’agit d’intégrer la culture qualité au plus près des acteurs opérationnels. Ainsi, il peut aussi être réalisé une session de formation pour sensibiliser tous les acteurs de l’organisme de formation. Ainsi les exigences de Qualiopi sont connues par l’ensemble des personnels et cela permet de développer la culture Qualité au sein de l’organisme.
Mettre en œuvre les actions
Selon le niveau de détail du plan d’actions il s’agit de le mettre en œuvre conformément aux priorités définies. Ensuite, lors du déploiement il s’agit de réajuster les actions en fonction des résultats obtenus. Cette variabilité lors de la réalisation est normale lors du déploiement d’une démarche qualité. Le déploiement de la démarche, couplé à l’accompagnement d’un consultant Qualité et aux sessions de formation crée un système Qualité. Le référentiel national Qualité RNQ ou Qualiopi est la trame de fond. Ses indicateurs, critères et éléments de preuve sont la source des actions à mener.
Réaliser un audit à blanc / interne
Afin de préparer la certification et de s’assurer de la conformité des processus, procédures et organisations mises en place. Cela permet de prendre du recul suite à la phase de déploiement. L’audit interne est un moment de pause pour réaliser une photographie, ce qui va vous permettre de contrôler le respect des exigences et vérifier la conformité de l’ensemble des prestations concernées par l’accompagnement Qualiopi.
Planifier l’audit par un certificateur
À la suite de l’accompagnement Qualiopi, il est nécessaire d’être certifié. Ainsi, il faut solliciter un organisme certificateur accrédité par le COFRAC pour Qualiopi.
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